E

n este artículo te contaremos que son las reuniones ordinarias de las sociedades y resolveremos las preguntas más comunes sobre las mismas. La reunión ordinaria del máximo órgano social de las sociedades (‘junta de socios’ en los casos de las sociedades en comandita o limitadas y ‘asamblea general de accionistas’ en los casos de las sociedades anónimas y las sociedades por acciones simplificadas) es la reunión anual en la que se reúnen los miembros de la sociedad (‘socios’ en los casos de las sociedades en comandita o limitadas o `accionistas’ en los casos de las sociedades anónimas y las sociedades por acciones simplificadas).

A continuación mostramos en forma de conversación los tiempos y lugares en los que suceden las reuniones ordinarias:

Luego de definir el tiempo y el lugar de reunión; los socios o accionistas de la sociedad se reúnen para:

1. Discutir toda la información de la sociedad (financiera, contable, planeación, entre otros).
2. Estudiar y considerar los estados financieros de la sociedad y los informes de gestión de los administradores,
3. Nombrar los administradores de la sociedad o ratificarlos en su cargo (representantes legales, o miembros de junta directiva si aplica)
4. Decretar dividendos (si aplica),
5. Cualquier otro asunto que algún socio o accionista desee tratar en la reunión,

A continuación detallamos algunas respuestas sobre la convocatoria de la reunión ordinaria y los derechos de los participantes:

Con respecto a la respuesta anterior, estos son los documentos que se deben presentar para aprobación de la asamblea:

1. Balance y estado de resultados completo y sus anexos (análisis de índices, descripción de estudio de las cuentas con cambios significativos de un período a otro, detalle de las inversiones en sociedades, detalle sobre el patrimonio de la sociedad dividido en acciones, readquisición, entre otros).
2. Proyecto de distribución de utilidades,
3. Informe de la junta directiva (si la hay) que versa sobre: (a) egresos relacionados con la actividad de la junta directiva, (b) egresos a favor de tramitadores o conexiones relacionadas con el trámite de asuntos ante entidades públicas o privadas, (c) donaciones a personas o entidades públicas o privadas, (d) los gastos de propaganda y de relaciones públicas discriminados, y (e) dineros que la sociedad posea en el exterior y las obligaciones en moneda extranjera, y (f) las inversiones discriminadas de la compañía en otras sociedades,
4. Informe escrito del representante legal sobre la forma como hubiere llevado a cabo su gestión, y las medidas cuya adopción recomiende la asamblea,
5. Informe del revisor fiscal.
6. Libro de actas de la asamblea general de accionistas y de la junta directiva (si la hay),
7. Libro de registro de accionistas.

En este artículo pudimos ver a grandes razgos las características de las reuniones ordinarias además de dónde, cómo y cuándo se deben convocar.
Si eres representante legal o personal administrativo de una sociedad y necesitas ayuda con la reunión ordinaria, no dudes en contactarnos.Si eres accionista o socio de una sociedad y deseas ejercer tus derechos por tu calidad de miembro, también te podemos ayudar.

El equipo de Cardona Abogados